Ä2 zu A3: Vernetzung und Wissensmanagement der Ostfachschaften

1. Vernetzung

Ziel

Die Fachschaften an ostdeutschen Hochschulen stehen häufig vor ähnlichen
strukturellen, organisatorischen und hochschulpolitischen Herausforderungen.
Dennoch fehlt es bislang an einer nachhaltigen und systematischen Vernetzung.

Ziel ist es daher, eine niedrigschwellige Kommunikationsstruktur zu schaffen,
die den Austausch erleichtert, Doppelarbeit reduziert und gemeinsame Lösungen
fördert.

Maßnahmen

a)Zentrale Kommunikationsplattform

Zur strukturierten Vernetzung wird eine gemeinsam nutzbare Plattform
eingerichtet. Diese dient sowohl der Kommunikation als auch dem Austausch von
Materialien.

Die Chat-Funktion ermöglicht thematische Kanäle, beispielsweise für
Veranstaltungen, Hochschulpolitik, Erstsemesterarbeit oder Awareness.
Gleichzeitig können in der Dateiablage relevante Inhalte gesammelt werden.

So entsteht ein zentraler Ort für Austausch und Zusammenarbeit.

b)WhatsApp-Community als Ergänzung

Da wahrscheinlich nicht alle Teilnehmenden regelmäßig auf das
Kommunikationsprogramm zugreifen werden, wird ergänzend eine WhatsApp-Community
eingerichtet. Diese soll die Kommunikation niedrigschwelliger machen und die
Reichweite erhöhen.

Sie dient insbesondere für:

• Erinnerungen an neue Inhalte auf der Kommunikationsplattform

• kurzfristige Absprachen

• Einladungen zu Veranstaltungen

• Unterstützung bei der Organisation zukünftiger OstFaKs

Die WhatsApp-Community ersetzt nicht die strukturierte Kommunikation, sondern
ergänzt diese sinnvoll.

c)Gegenseitige Unterstützung

Durch die Vernetzung sollen Fachschaften sich aktiv gegenseitig unterstützen
können.

Dazu gehört, dass:

• Unterstützung bei Veranstaltungen angefragt werden kann

• Planung und Auswertung von Veranstaltungen geteilt werden

• Materialien, Konzepte und Erfahrungen weitergegeben werden

Insbesondere strukturschwächere Fachschaften profitieren davon, auf bestehendes
Wissen und erprobte Konzepte zurückgreifen zu können.

2. Wissensmanagement

Ziel

In der Fachschaftsarbeit geht häufig wertvolles Wissen durch personelle Wechsel
verloren. Gleichzeitig verfügen viele Fachschaften über ähnliche
Rahmenbedingungen, wodurch ein Austausch besonders sinnvoll ist.

Ziel ist es daher, Wissen systematisch zu sichern und langfristig zugänglich zu
machen, sodass Fachschaften voneinander profitieren können.

Struktur

a) Wiki-System

Zur zentralen Sammlung von Wissen wird ein Ostfak-Wiki aufgebaut, idealerweise eingebunden
in Anbindung an das BuFaK- WiWi Wiki.

Das Wiki dient als langfristige Wissensdatenbank und ermöglicht eine
strukturierte Archivierung von Inhalten.

b) Inhalte des Wikis

Im Wiki werden insbesondere folgende Inhalte gesammelt:

• Veranstaltungsdokumentationen (z. B. OnePager)

• How-Tos, etwa zur Organisation von Erstiwoche oder Finanzanträgen

• Erfahrungsberichte

• Satzungen und Ordnungen

• Awareness-Konzepte

• Leitfäden zu Öffentlichkeitsarbeit, Sponsoring und Hochschulpolitik

Ziel ist es, praxisnahes und direkt nutzbares Wissen bereitzustellen.

c) Dateiablage

Ergänzend zum Wiki wird das Kommunikationsprogramm zur Ablage konkreter
Materialien genutzt.

Dazu gehören Vorlagen, Checklisten und weitere Dokumente, die in der Praxis
verwendet werden können.

Die Ablage erfolgt strukturiert, beispielsweise in den Bereichen:

• Veranstaltungen

• Finanzen

• Kommunikation

• Rechtliches

So wird sichergestellt, dass sowohl Wissen als auch praktische Materialien
zentral und übersichtlich verfügbar sind.

3. Verantwortlichkeiten

Für die langfristige Funktionsfähigkeit des Systems ist eine klare Zuständigkeit
notwendig. Daher werden mindestens zwei verantwortliche Personen für eine
Legislaturperiode von einem Jahr bestimmt. Die Wahl kann im Rahmen der OstFaK
erfolgen, beispielsweise durch den jeweils nächsten Ausrichter.

Diese Personen übernehmen insbesondere folgende Aufgaben:

• Pflege und Aktualisierung des Wikis

• Strukturierung und Weiterentwicklung der Inhalte

• Qualitätssicherung der bereitgestellten Materialien

Ziel ist es, eine kontinuierliche Betreuung sicherzustellen und die Qualität
sowie Nutzbarkeit der Inhalte langfristig zu gewährleisten.

4. Nutzungskonzepte

4.1 Veranstaltungen

Die Vernetzungs- und Wissensstrukturen sollen insbesondere die Planung und
Durchführung von Veranstaltungen erleichtern.

Dazu wird eine zentrale Sammlung von Event-Konzepten aufgebaut, auf die
Fachschaften zurückgreifen können. Gleichzeitig wird die Kooperation zwischen
Fachschaften gefördert, indem gemeinsame Veranstaltungen oder gegenseitige
Unterstützung ermöglicht werden.

Über die WhatsApp-Community können Veranstaltungen zudem sichtbar gemacht und
beworben werden, sowohl zur Teilnahme als auch zur Mitwirkung.

4.2 Problemlösung

Ein zentrales Ziel ist die schnellere und effizientere Lösung von Problemen im
Fachschaftsalltag.

Dies wird ermöglicht durch:

• direkten Austausch über Chat-Strukturen

• Zugriff auf bestehende Dokumentationen im Wiki

• Nutzung von Erfahrungswerten anderer Fachschaften

So können wiederkehrende Probleme schneller gelöst werden, ohne dass jede
Fachschaft eigene Lösungen entwickeln muss.

4.3 Einarbeitung neuer Mitglieder

Das Wissensmanagement soll auch die Einarbeitung neuer Fachschaftsmitglieder
erleichtern.

Das Wiki kann dabei als strukturierte Schulungsgrundlage genutzt werden, um
grundlegende Abläufe, Konzepte und Erfahrungen zu vermitteln.

Dadurch wird der Wissensverlust bei personellen Wechseln reduziert und ein
schnellerer Einstieg in die Fachschaftsarbeit ermöglicht.